Every post in this series focuses on OA books in a different country, and is written in a language the contributor uses at work. This post is written in French, with an English translation published beneath.
Livres en Open Access en Suisse et à la Bibliothèque cantonale et universitaire – Lausanne
Jan Sandink, Bibliothécaire gestionnaire de ressources électroniques, BCU Lausanne
Jan Sandink est une bibliothécaire spécialisée dans les ressources électroniques. Elle s’intéresse particulièrement à l’Open Access, aux livres électroniques et à la découverte, tant dans les bibliothèques universitaires que dans les bibliothèques publiques. Canadienne, elle vit et travaille en Suisse depuis plus de 12 ans.
En Suisse comme ailleurs, la transition vers l’Open Access (OA) pour les monographies, décalée par rapport à celle des revues, est en bonne voie. Ainsi, le Directory of Open Access Books (DOAB) recense actuellement plus de 80’000 livres électroniques disponibles en accès libre. Il s’agit néanmoins d’un sous-ensemble de titres disponibles en OA. Les livres OA de nombreux petits et moyens éditeurs, en particulier ceux qui publient dans des langues autres que l’anglais, ne suivent pas toujours les flux de métadonnées standards. Lorsqu’ils sont exclus des principales plateformes de référencement, ces titres peuvent souffrir d’un manque de visibilité et d’usabilité. En Suisse, les éditeurs locaux sont encouragés à publier des livres en OA par le biais d’un programme de financement du Fonds national suisse (FNS). Afin de rendre les livres publiés plus visibles pour ses communautés, la Bibliothèque cantonale et universitaire – Lausanne (BCUL) a œuvré activement pour s’assurer que ces titres puissent être découverts, en expérimentant à la fois les opportunités et les défis de la fourniture de titres OA publiés localement et dans les langues nationales.
La BCUL est une institution publique à vocation patrimoniale, culturelle et académique, située au cœur de la Suisse romande. Fondée en même temps que l’Académie de Lausanne en 1537 et initialement réservée aux académiques, la BCUL a évolué pour devenir la Bibliothèque cantonale et universitaire. Elle propose des collections et des services à l’Université de Lausanne (UNIL), tout en en fonctionnant comme bibliothèque publique servant la population générale et gérant le dépôt légal du Canton de Vaud, l’un des 26 cantons suisses. Les bibliothèques à usage mixte comme la BCUL sont courantes en Suisse, en raison du système fédéral et de la petite taille du pays. Elles sont idéalement placées pour encourager et promouvoir l’adoption des ressources OA au sein de la communauté universitaire et du grand public.
Cependant, les bibliothécaires de la BCUL ont constaté que l’adoption de l’OA auprès des lectrices et lecteurs grand public se heurte à la nécessité de disposer d’un nombre plus important de livres OA en langue française. Alors que ces usagères et usagers ont montré de l’intérêt pour les articles en anglais, les monographies académiques dans des langues autres que le français, trop longues, sont moins adaptées à leurs besoins. La plateforme française OpenEdition, soutenue financièrement par la BCUL, offre une large collection d’ouvrages OA qui est populaire auprès de la population vaudoise. D’autres offres OA en langue française restent trop peu nombreuses.
Malgré la demande de monographies électroniques dans les langues nationales, les éditeurs locaux ont longtemps hésité à proposer leurs titres en format numérique. Principalement actifs en sciences humaines et sociales (SHS), ils se sont opposés, en 2014, à la décision du FNS d’élargir sa politique OA aux monographies, estimant que celle-ci était mieux adaptée à la publication d’articles scientifiques. Les éditeurs craignaient que l’OA rende la publication de monographies en SHS économiquement non viable, en amenant un déclin de la qualité ainsi qu’un manque de visibilité sur les plateformes académiques. Le FNS a donc mené un projet pilote avec la Fondation OAPEN afin de dialoguer avec les éditeurs locaux et de mieux comprendre les effets de la publication OA sur leur travail et les ventes d’ouvrages physiques. Le projet a vu la publication de paires de livres physiques, l’un avec une version OA et l’autre pas, afin de mieux comprendre l’impact de l’OA sur la visibilité, la facilité d’utilisation, la portée et les ventes. Le projet pilote a permis d’établir les coûts de production des monographies OA et a démontré qu’elles sont plus largement utilisées, sans impact négatif sur les ventes d’ouvrages physiques. Ces observations, ainsi que d’autres, ont permis au FNS d’ajuster ses politiques OA afin de mieux respecter les particularités des monographies.1
Ce projet pilote est devenu le Programme d’encouragement de publication d’ouvrages en Open Access du FNS, qui permet aux auteur.e.s de demander un financement afin de couvrir les frais d’édition de livres scientifiques (Book Publishing Charge, ou BPC) en vue de la publication immédiate en OA. Les monographies peuvent être le résultat d’un projet de recherche financé par le FNS, mais ce n’est pas obligatoire. Chaque année depuis 2018 à l’Université de Lausanne, un nombre grandissant de titres financés par le FNS sont publiés par des auteur.e.s affiliés à l’UNIL. Pour 2023, 37 ouvrages ont été financés. Environ la moitié sont rédigés dans l’une des langues nationales (principalement le français, mais aussi l’allemand et l’italien) et traitent de sujets d’intérêt local, par exemple, l’urbanisme durable en prenant Lausanne comme sujet, le patrimoine culturel des librairies à travers l’histoire de la chaîne locale de librairies Payot, l’histoire genrée de l’enseignement de l’éducation physique en Suisse romande, ou encore la trajectoire post-carrière des hockeyeurs suisses.2
À la BCUL, nous voulions améliorer la visibilité des titres OA de l’UNIL financés par le FNS. Rendre une trentaine de livres OA par année disponibles dans notre outil de découverte peut sembler insignifiant. Cependant, le travail de promotion de ces titres a mis en lumière de nombreux défis dans le signalement d’ouvrages OA. Initialement, le FNS s’assurait que les livres étaient accessibles sur la plateforme OAPEN Library. Néanmoins, un changement de personnel et des problèmes de flux de travail ont empêché l’exportation ces dernières années. Ce genre d’instabilité n’est pas inhabituelle dans le monde de la diffusion OA, ni des ressources électroniques en général. En Suisse romande, plusieurs éditeurs se sont réunis afin de créer la plateforme Libreo.ch pour regrouper et faciliter l’accès à leurs contenus physiques et OA. Cependant, cette dernière reste à l’écart des outils et des workflows usuels des bibliothèques, tels que les bases de connaissances et les initiatives de partage de métadonnées. De ce fait, ces livres académiques de haute qualité, évalués par des pairs, peuvent rester difficiles à trouver et à utiliser.
Cette réalité a incité la BCUL à adapter ses procédures de signalement afin de garantir la visibilité de ces ouvrages. Comme beaucoup de bibliothèques, les processus de catalogage de la BCUL sont restés largement centrés sur les contenus payés. La découverte de livres OA est principalement réalisée par l’activation de collections OA disponibles dans des bases de connaissances, telles que la Community Zone (ZC) et le Central Discovery Index (CDI) d’Alma. Pour s’assurer que les titres OA du FNS reçoivent le même traitement que les ouvrages achetés, divers choix et compromis ont été faits pour trouver un équilibre entre le temps consacré et la qualité des métadonnées. En premier lieu, les bibliothécaires de la BCUL doivent connaitre et s’adapter aux différentes politiques éditoriales et à la disponibilité des ouvrages sur différentes plateformes.3 Alors que certains éditeurs (principalement les grandes maisons anglophones) déposent leurs livres sur OAPEN Library indépendamment du FNS, la plupart des éditeurs locaux ne le font pas. Les bibliothécaires doivent anticiper ces différences afin de garantir l’accessibilité de ces titres tout en évitant les doublons. Malgré cela, il peut être difficile de prévoir à quel moment les métadonnées seront ajoutées aux bases de connaissances, ce qui peut entraîner soit un retard dans la couverture, soit des notices électroniques à double, dans le cas où la bibliothèque s’impatiente et ajoute une notice locale pour un titre qui apparaît ensuite dans la ZC.4
En outre, comme d’autres contributrices au blog de l’OABN l’ont déjà fait remarquer, la mauvaise qualité des métadonnées fournies dans des bases de connaissances est un problème récurrent. Alors qu’elles sont considérées comme suffisantes pour les titres en anglais, elles sont inadéquates pour les titres dans nos langues nationales. Comme ces livres sont généralement acquis sous forme imprimée, la BCUL a décidé de créer des notices hybrides, en ajoutant l’inventaire électronique à la notice imprimée, qui, pour sa part, est déjà enrichie de champs locaux et de l’indexation. Cette pratique est contraire à notre politique habituelle qui exige des notices imprimées et électroniques séparées, mais permet de bénéficier du travail de catalogage des ressources physiques, tout en évitant les notices électroniques à double une fois que l’exportation des métadonnées vers OAPEN reprendra.
De plus, l’indication OA dans le champ 506 est souvent absente des notices provenant de bases de connaissances. L’affichage du logo OA est essentiel pour permettre aux utilisatrices et utilisateurs grand public d’identifier les titres OA dans notre catalogue partagé dans lequel la plupart des contenus électroniques ne sont disponibles que pour la communauté académique. Le champ 506 est alors ajouté manuellement à toutes les notices. Les titres financés par le FNS sont ensuite regroupés par année et mis en évidence dans une collection spéciale de notre outil de découverte, auquel l’université se réfère pour son baromètre OA annuel.
Le travail de la BCUL avec les livres OA financés par le FNS fait partie d’un projet plus large visant à approfondir notre compréhension du paysage d’édition et de diffusion de livres OA, cela afin de mieux pouvoir signaler et promouvoir des titres pertinents pour les groupes que nous servons. Une analyse détaillée de la disponibilité de divers titres OA sur différentes plateformes et en bases de connaissances nous a permis d’identifier les éditeurs qui n’entrent pas dans nos processus de travail établis. C’est le cas de nombreux titres locaux et francophones publiés en dehors du programme de financement du FNS. Il faut veiller à ce que ces ouvrages bénéficient du même traitement que les contenus payants.
En parallèle, la BCUL continue de chercher d’autres opportunités pour encourager l’édition et la diffusion de livres OA. Nous étudions comment la bibliothèque peut aider à promouvoir la découverte des livres OA publiés localement, en contribuant à la production et au partage des métadonnées. Alors que la BCUL soutient déjà diverses initiatives d’édition OA par le biais de budgets d’acquisition, nous travaillons actuellement à la mise en place d’un fonds Diamond OA, qui constituera un instrument important pour la subvention des publications OA locales et, ainsi, contribuera à garantir la diversité linguistique et bibliographique dans l’édition universitaire. En effet, alors que nous nous efforçons de promouvoir l’ouverture et l’équité dans la publication savante, les bibliothèques devront continuer à activement trouver divers moyens de promotion du contenu local.
- Le rapport final du projet « OAPEN-CH – Impact de l’Open Access sur les monographies scientifiques en suisse » est disponible ici : https://www.snf.ch/media/fr/RsE1nm6soMD7tPEM/OAPEN-CH_schlussbericht_fr.pdf
- Un exemple supplémentaire : En rédigeant ce billet, l’auteure est tombée sur un livre OA financé par le FNS traitant d’un concept méconnu rencontré lors de recherches effectuées dans le cadre de son travail occasionnel de guide touristique au château XVIIe siècle de son village : la sélection de citoyens pour des fonctions publiques par tirage au sort. Ce livre est le premier à couvrir l’utilisation de cette méthode en Suisse.
- La directive OA de l’UNIL encourage fortement, mais n’oblige pas, le dépôt de monographies complètes dans notre dépôt institutionnel, Serval. La bibliothèque ne peut donc pas compter sur l’accès aux versions en texte intégral des titres FNS via Serval.
- Les bibliothécaires ont également observé que les notices de livres OA échappent souvent à nos processus de déduplication en raison de la mauvaise qualité des métadonnées, notamment des dates de publication variables et des incohérences au niveau de l’ISBN.
Open Access Books in Switzerland and at the Cantonal and University Library – Lausanne
Jan Sandink, Electronic Resources Librarian, BCU Lausanne
Jan Sandink is an electronic resources librarian with a particular interest in ebooks, Open Access, and discovery, in both academic and public libraries. A bilingual Canadian, she has worked at libraries in Quebec and Switzerland.
In Switzerland as elsewhere, the transition to Open Access (OA) for monographs is well underway. The Directory of Open Access Books (DOAB) currently lists over 80,000 ebooks available in Open Access. Nevertheless, this remains a subset of available OA titles. Freely available books from many small and medium-sized publishers, particularly those publishing in languages other than English, don’t always follow standard metadata workflows. When excluded from major platforms, these titles can suffer from a lack of visibility and usability. In Switzerland, local publishers are encouraged to publish Open Access books through the Swiss National Science Foundation’s (SNSF) gold OA funding scheme. In an effort to make published books more visible to its user communities, the Cantonal and University Library – Lausanne (BCUL) worked actively to ensure the titles were discoverable, experiencing both the opportunities and challenges of provisioning local, national-language OA titles.
The BCUL is a public institution with an academic, heritage and cultural vocation, located in the French-speaking Romandy region of Switzerland. While the BCUL was founded alongside the Academy of Lausanne in 1537 and initially reserved for academics only, it evolved into the cantonal and university library. The library offers collections and services for the University of Lausanne (UNIL), while also acting as a public library for the general population and managing legal deposit for the Vaud canton, one of 26 Swiss cantons. Mixed-used libraries like the BCUL are common in Switzerland, owing to the country’s federal system and small size, and are ideally positioned to encourage and promote the adoption of OA resources among both the academic community and the general public.
However, BCUL librarians have observed that interest in OA books amongst public library readers is hampered by a lack of French content. While our public-library users have shown interest in English-language articles, full-length academic monographs in languages other than French are less adapted to the needs of the general public. The French OpenEdition platform, financially supported by the BCUL, offers an extensive OA books collection which is popular with public library users and secondary students, but other French-language OA offerings remain few and far between.
Despite the demand for electronic monographs in the national languages, local publishers have traditionally been hesitant to offer their titles in digital format. Primarily active in humanities and social sciences (HSS), they protested when, in 2014, the SNSF announced it was broadening its Open Access policy to include monographs, judging that the policy remained best suited to scientific article publishing. They feared OA would make HSS monograph publishing economically unviable, and would result in a decline in quality and a lack of visibility of monographs on academic platforms. Subsequently, the SNSF conducted a pilot project with the OAPEN Foundation to engage with local publishers and to better understand the effects of OA on publisher workflows and print sales. The project saw the publication of “matched pairs” of print books, one with an OA version and one not, in order to better understand the impact of OA on monograph visibility, usability, impact and sales. The pilot established the production costs of OA books and demonstrated that OA titles are more widely used, with no negative impact on print sales. These and other observations allowed the SNSF to adjust its OA policies to better suit monographs.1
This pilot has since evolved into the SNSF’s Open Access Books funding program, which encourages authors to apply for funding to cover the Book Publishing Charge (BPC) for immediate Open Access publication of scientific books. The monographs may, but are not required to, result from an SNSF-funded project. Since 2018 at the University of Lausanne, an increasing number of SNSF-funded titles are published each year by UNIL-affiliated authors. For 2023, a total of 37 books were funded. Around half are written in one of the national languages (mostly French, but also German and Italian) and discuss topics of local interest, such as a Lausanne case study of sustainable urban planning, the cultural heritage of bookshops through the history of the local Payot chain of bookstores, the gendered history of physical education instruction in francophone Switzerland, or even the post-career trajectory of Swiss hockey players.2
At the BCUL, we wanted to enhance the visibility of the UNIL SNSF-funded OA titles. Making 30 OA books available each year in our discovery layer may seem insignificant; however, the work to promote these titles highlighted some of the challenges of working with OA books. Initially, the SNSF ensured the published books were accessible on the OAPEN Library platform. However, staffing changes and workflow challenges have prohibited the export in recent years. Such instability is nothing new in the world of OA dissemination, or electronic resources in general. In francophone Switzerland, several publishers worked together to create the Libreo.ch platform to regroup and provide easier access to their print and OA offerings. However, the platform functions outside of library tools and workflows such as knowledge bases and metadata sharing initiatives, and as such these high-quality, peer-reviewed OA books can remain difficult to find and use.
This reality has prompted the BCUL to adapt its usual discovery policies and procedures to ensure the visibility of the titles. Like many libraries, BCUL cataloguing workflows remained primarily focused on paid content. Discovery of OA books has largely been achieved through the activation of OA collections available in knowledge bases, such as the Alma Community Zone (CZ) and Central Discovery Index (CDI). To ensure the SNSF OA titles receive the same treatment as purchased works, various choices and trade-offs were made to balance staff time with the assurance of quality metadata. BCUL librarians are required to adapt to varying publisher policies and availability on different platforms.3 While some (mostly large, English-language) publishers deposit their books in the OAPEN Library independently of the SNSF, most local publishers do not. Librarians are required to anticipate these differences in order to ensure availability of the titles while avoiding duplicate records. Even so, it can be difficult to predict when metadata will be added to central knowledge bases, which can lead to either a delay in access, or duplicate electronic records if the library becomes impatient and adds a local record for a title that later appears in the CZ.4
Additionally, as other contributors to the OABN blog have noted, low-quality knowledge base metadata is a perennial problem. While CZ and CDI-supplied metadata is considered sufficient for English-language SNSF-funded titles, it is inadequate for titles in the national languages. As these books are generally acquired in print, at BCUL the decision was made to create hybrid records by adding the electronic inventory to the print record, which is already enriched with local fields. This practice is contrary to our usual policies which require separate print and electronic records, but allows us to benefit from print cataloguing and to avoid duplicate electronic records when the OAPEN metadata export resumes.
The OA marker in the 506 field is also often absent from knowledge base records. Since the visibility of the OA logo is essential to allow our public library users to easily identify OA titles in our shared catalogue, in which most electronic content is available for the academic community only, the 506 field is added manually to all records. The SNSF-funded titles are then grouped by year of the funding call and highlighted in a special collection in our discovery layer, which the university links to in its annual OA barometer.
The BCUL’s work with the SNSF-funded OA books is part of a larger project aiming to better understand and anticipate OA publishing and dissemination practices in order to integrate and promote titles that are relevant to the groups we serve. A detailed analysis of the availability of various OA monographs on different platforms and in knowledge bases allowed us to identify which publishers fall outside of our established workflows, including many local and French-language titles published outside the SNSF funding scheme, and to ensure these works are made discoverable alongside, and not secondary to, paid content.
In parallel, the BCUL continues to seek out other opportunities to support OA book publishing and dissemination. We are considering how the library can help promote the discoverability of OA books published locally by contributing to the production and sharing of metadata. Additionally, while the BCUL already supports various OA publishing initiatives through acquisitions budgets, we are now working to develop a Diamond OA fund as an important building block to supporting local OA publications while ensuring both linguistic and bibliodiversity in academic publishing. Indeed, as we work toward increased openness and equity in scholarly communications, libraries will need to continue to find diverse avenues to actively champion local content.
- The published report, entitled OAPEN-CH – The impact of open access on scientific monographs in Switzerland, is available here: https://www.doi.org/10.5281/zenodo.1220607
- One additional example: Worlds collided when the author of this blogpost happened upon an entire SNSF-funded OA book covering an obscure concept encountered while researching for her occasional job as a tour guide at her village’s 17thcentury castle: the random selection of citizens for public office. The book is the first to cover the use of this method in Switzerland.
- UNIL’s OA directive strongly encourages but does not require depositing full-length monographs in our institutional repository, so the library cannot rely on having full-text versions of the published titles through Serval, UNIL’s IR.
- Librarians have also observed that OA book records often escape our duplication detection process due to poor quality metadata, including varying publication dates and ISBN inconsistency.
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